Outsourcing von Übersetzungen

Übersetzungen werden im beruflichen Kontext immer wichtiger, denn durch weltweite Vernetzungen und Mitarbeitende aus verschiedenen Nationen kommen immer neue kommunikative Herausforderungen hinzu. Ein Beispiel: Ein Unternehmen plant, eine interne Online-Schulung durchzuführen. Das Problem: Die Unterlagen sind bisher nur in deutscher Sprache verfasst. Da das Unternehmen dank Mehrsprachigkeit erfolgreicher sein möchte, sollten alle Unterlagen in den benötigten Sprachen angeboten werden. Holen Unternehmen in solchen Fällen professionelle Übersetzungsdienstleister ins Boot, profitieren sie neben einer einwandfreien Qualität der Ergebnisse auch von einem schnellen Service und geringen Übersetzungskosten. Ausserdem halten sie so interne Ressourcen frei und ermöglichen dadurch den Fokus auf die eigenen Kerntätigkeiten.

Wann lohnt sich das Outsourcing von Übersetzungsdienstleistungen?

Es gibt gute Gründe für Unternehmen, Übersetzungsdienstleistungen auszulagern. Ob sich das aber wirklich lohnt, sollte vorher gut abgewogen werden.

Schneller Service

Professionelle Übersetzungsagenturen verfügen über einen grossen Pool an weltweit ansässigen Sprachexpertinnen und -experten. Durch die permanente Verfügbarkeit erhalten Unternehmen die in Auftrag gegebenen Übersetzungen innerhalb kürzester Zeit zurück.

Bessere Skalierbarkeit

Oft kommt es vor, dass die Menge an zu übersetzenden Inhalten sowie die Zeitvorgaben variieren. Durch die Unterstützung externer Dienstleister können Unternehmen besser skalieren und haben die Ausgaben genauer im Blick: In Anspruch genommen wird nur das, was aktuell benötigt wird.

Moderne Technologie für effiziente Prozesse

Welches Unternehmen kann es sich schon leisten, für Übersetzungen teure Investitionen in smarte Übersetzungsprogramme mit künstlicher Intelligenz (KI) zu tätigen? Günstiger und profitabler ist es, stattdessen gut ausgestattete Übersetzungsdienstleister zu wählen, die regelmässig ihre Systeme und Workflows überprüfen und neue Technologien effizient einsetzen. Auf diese Weise profitieren Unternehmen von optimierten Abläufen und den Erfahrungen der Übersetzungsdienstleister.

Vielfältige Services und Sprachkombinationen

Je nach Fachgebiet, Sprachkombination, Qualitätsstufe und Dienstleistungsart werden unterschiedliche Übersetzungsressourcen benötigt. Ein professioneller Übersetzungsdienstleister verfügt über Ressourcen in den unterschiedlichsten Spezialisierungen, um für jede Anforderung die passende Lösung anbieten zu können.

Mehr Zeit fürs Kerngeschäft

Ausgelagerte Übersetzungsarbeiten schaffen Kapazitäten, denn dadurch werden viel beschäftigte Teams nicht noch mit zusätzlichen Aufgaben belastet. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Tätigkeit und für die Verfolgung der Unternehmensziele. Bei grösseren Übersetzungsprojekten mit vielen Mitwirkenden bieten professionelle Übersetzungsbüros auch gleich das Projektmanagement an.

Niedrigere Kosten

Werden Übersetzungen intern durchgeführt, müssen Unternehmen versteckte Kosten mit einrechnen, schliesslich müssen Gehälter bezahlt, technische Ausrüstung bereitgestellt und Urlaubs- und Krankheitszeiten berücksichtigt werden. Verlässt eine Person, die mit den Übersetzungen beauftragt war, den Betrieb, geht dadurch auch ein Stück weit Wissen und Expertise verloren. Outsourcing kann also dabei helfen, die Kosten niedrig zu halten – und das ganz ohne Ressourcen- und Qualitätseinbussen.

Inhouse vs. Outsourcing: ein Rechenbeispiel

  Inhouse
Übersetzungen werden intern durchgeführt
Outsourcing
Übersetzungen werden an einen externen Dienstleister ausgelagert
Jährliche Personalkosten eines Inhouse-Übersetzers 80‘000–100‘000 CHF -
Jährliche Produktivität eines Inhouse-Übersetzers 884–1‘326 Seiten -
Kosten pro Seite (nur Übersetzung) 60–113 CHF -
Kosten pro Seite inkl. Übersetzung und Korrektorat (+50 % Aufwand) 90–170 CHF 65–115 CHF
(je nach Liefermodus)
Durchschnittliche Einsparungen - ca. 30 %

Weitere potenzielle Personalkosten

  • Personalführung
  • Projekt- und Qualitätsmanagement
  • Service-Sicherstellung (bei Absenzen, Spätschichten, Wochenenden, Feiertagen)
  • Abdeckung der benötigten Sprachkombinationen
-

 

Was müssen Unternehmen beim Outsourcing von Übersetzungsdienstleistungen beachten?

Das Rechenbeispiel zeigt, dass das Auslagern von zeitintensiven Aufgaben ein wirtschaftlicher Gewinn sein kann. Um den Prozess möglichst reibungslos und effektiv abzuwickeln, gilt es, bestehende Risiken und Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren.

Interne Stakeholder einbeziehen

Welche Inhalte müssen überhaupt übersetzt werden, und wofür und wann werden sie gebraucht? Um bei der Planung einen kühlen Kopf zu bewahren, ist es sinnvoll, sämtliche beteiligten Funktionen in den Outsourcing-Prozess zu involvieren und einen Workflow zu definieren: von der Beschaffung der Inhalte, über die Lokalisierung und das Projektmanagement bis hin zur Qualitätskontrolle und Buchhaltung. Mit kleinen internen Teams lässt sich auf diese Weise gut die Kontrolle über den Prozess behalten.

Internes Qualitäts-Review sicherstellen

Werden die Ergebnisse dem eigenen Qualitätsanspruch genügen? Besonders bei umfassenden und komplexen Übersetzungsprojekten können interne Expertinnen und Experten aus verschiedenen Fachbereichen hinzugezogen werden, um die extern übersetzten Inhalte fachlich zu prüfen. Ebenso müssen das Übermitteln von Feedback an den externen Übersetzungsdienstleister sowie die kontinuierliche Verbesserung sichergestellt werden.

Individuelle Verträge und Service-Level-Agreements erstellen

Mit dem Blick auf eine zuverlässige und langfristige Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Übersetzungsbüros sollte das Outsourcing von Übersetzungsdienstleistungen zwingend vertraglich geregelt werden. Neben geforderten Reaktionszeiten, verfügbaren Kapazitäten, Vorgehen bei Beanstandungen, Preisgestaltung, Lieferzeiten, eingesetzten Technologien, zu erbringenden Dienstleistungen oder abgedeckten Sprachkombinationen sollten auch die Einhaltung des Datenschutzes sowie die Datenhoheit geklärt werden.

Vorteile von Outsourcing kommunizieren und verdeutlichen

Die Entscheidung, Übersetzungsdienstleistungen auszulagern, ist oft keine leichte. Es ist hilfreich, möglichst frühzeitig zu verdeutlichen, dass Outsourcing nicht nur wirtschaftliche Vorteile für das Unternehmen hat, sondern auch direkte positive Auswirkungen auf die Mitarbeitenden: Durch die entweder komplette oder teilweise Auslagerung kann es zu einer Entlastung bei personellen Engpässen kommen, der eigene Fokus kann auf die Erstellung von neuen Inhalten gelegt und eigene sowie unternehmerische Ziele verstärkt verfolgt werden. Ein aktives Change-Management trägt dazu bei, neue Strukturen und Prozesse ins Unternehmen einzuführen und zu etablieren.

Inwiefern werden Übersetzungsdienstleistungen heute ausgelagert?

Eine Studie des Marktforschungsunternehmens Nimdzi zeigt, wie Unternehmen mit der Frage, ob Übersetzungen intern geleistet oder outgesourct werden, umgehen:

  • Nur noch 16 % nutzen das mittlerweile als «Old School» geltende Modell der ausschliesslich internen Erstellung von Übersetzungen
  • Mit 51 % ist etwas mehr als die Hälfte der befragten Teilnehmenden auf das Hybrid-Modell umgestiegen, bei dem eine Kombination aus beiden Varianten zum Einsatz kommt
  • Rund 33 % geben an, ihre Übersetzungsarbeiten komplett ausgelagert zu haben

 

Fazit

Gerade weil die Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen kontinuierlich steigen, beschäftigen sich viele Firmen mit der Auslagerung dieser Leistungen. Dafür gibt es viele gute Gründe. Es lohnt sich deshalb, bestehende Inhouse-Modelle kritisch zu hinterfragen und sinnvolle Outsourcing-Alternativen zu prüfen. Aufgrund vielseitiger Risiken und Herausforderungen gilt es, das Outsourcing von Übersetzungsdienstleistungen professionell zu planen und durchzuführen.

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