Übersetzungen besser managen – mit unserem Translation Health Check

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Übersetzungen sind allgegenwärtig. Durch die zunehmende Globalisierung und den technologischen Fortschritt gewinnen mehrsprachige Inhalte immer mehr an Bedeutung. Viele Unternehmen sind mit ihren Übersetzungsdienstleistern jedoch nicht zufrieden und insbesondere Einkäufer suchen nach Möglichkeiten, um die Situation zu verbessern. Um Optimierungspotenziale sinnvoll zu nutzen, stellen wir Ihnen die wichtigsten Faktoren vor, mit welchen Sie das Übersetzungswesen in Ihrem Unternehmen analysieren und nachhaltig verbessern können.

Inhaltsverzeichnis:

»   Der Translation Health Check

»   1. Schritt: Identifikation der Bedarfsträger

»   2. Schritt: Überprüfung der Customer Experience

»   3. Schritt: Analyse der Kommunikationsinhalte

»   4. Schritt: Überprüfung der Kommunikationssprachen

»   5. Schritt: Einhaltung der Informationssicherheit

»   6. Schritt: Gewährleistung des Qualitätsstandards

»   7. Schritt: Analyse der Systeme und Prozesse

»   8. Schritt: Untersuchung interner Tätigkeiten

»   9. Schritt: Überprüfung externer Dienstleistungen

»   Fazit

Der Translation Health Check

Aufgrund der intensiven Kommunikationskultur besteht in vielen Unternehmen ein regelmässiger Bedarf an Übersetzungen. Mit einer schrittweisen Analyse können die unternehmensspezifischen Anforderungen an hochwertige Übersetzungen umfassend definiert werden. Darauf aufbauend ist dann das Übersetzungswesen nachhaltig zu optimieren.

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1. Schritt: Identifikation der Bedarfsträger

Zu Beginn des Translation Health Checks sind die Mitarbeitenden zu identifizieren, welche die grössten externen Ausgaben für Übersetzungsdienstleistungen haben oder sehr viele Übersetzungen selbst durchführen. Danach sind die eigentlichen internen Bedarfsträger hinter diesen Übersetzungen zu eruieren, da diese schlussendlich durch die Übersetzungen profitieren und ihren Kunden einen Mehrwert generieren. Im Weiteren sind interne Know-how-Träger zu erkennen, welche im Bereich Übersetzungen über eine umfassende Erfahrung verfügen oder sich bereits positiv oder kritisch über das aktuelle interne Übersetzungswesen geäussert haben.Nur durch die Identifikation der internen Bedarfs- und Know-how-Träger ist es möglich, die relevanten Übersetzungsanforderungen in einem späteren Schritt zu erfassen.

2. Schritt: Überprüfung der Customer Experience

Die identifizierten internen Bedarfsträger müssen anschliessend zur Zufriedenheit mit der aktuellen Übersetzungsdienstleistung befragt werden. Neben einer Bewertung von klassischen Faktoren wie Übersetzungskosten, Lieferzeit und Übersetzungsqualität gilt es, auch die interne und externe Zusammenarbeit zu beurteilen. Um eine möglichst objektive Bewertung zu generieren, ist diese Befragung durch Personen vorzunehmen, die nicht am operativen Übersetzungsprozess beteiligt sind. Um die Customer Experience durch Übersetzungen umfassend zu erfassen, müssen auch die Kunden mit einbezogen werden: Wie nehmen sie die mehrsprachige Kommunikation wahr? Welche Chancen entstehen durch einen professionellen, mehrsprachigen Auftritt? Erfahrungsgemäss liefert die Überprüfung der Customer Experience wertvolle Inputs in Bezug auf den Zustand des aktuellen Übersetzungswesens, aktuelle Herausforderungen sowie vielversprechende Lösungsansätze.

3. Schritt: Analyse der Kommunikationsinhalte

Unternehmen kommunizieren weltweit und permanent über verschiedene Kanäle mit einer Vielzahl an Empfängern. Dabei werden ihre Inhalte durch fachspezifische Ausdrücke aus der Unternehmensbranche beeinflusst. Je nach Zielgruppe ist hier das fachliche Niveau einer Kommunikation unterschiedlich zu dosieren, damit potenzielle Kunden die Kerninhalte auch wirklich konsumieren und verstehen können. Sämtliche bestehenden und potenziellen Kommunikationsinhalte sind im Rahmen der Analyse zu erfassen, wobei zusätzlich die geeignete fachspezifische Dosierung, das jährliche Volumen (Anzahl Seiten, Zeilen oder Wörter) sowie die Dateiformate der zu übersetzenden Inhalte abzuklären sind. Durch diese Gesamtbetrachtung wird sichergestellt, dass alle Kommunikationsinhalte für die spätere Beurteilung des Übersetzungswesens berücksichtigt werden.

4. Schritt: Überprüfung der Kommunikationssprachen

Globale Firmenstrukturen und Marketing-Verantwortlichkeiten sowie die unternehmensspezifische Kommunikations- und Marketingstrategie definieren die Sprachen interner und externer Kommunikationsinhalte. Um die passende Übersetzungslösung zu finden, sind die relevanten Quell- und Zielsprachen der bestehenden und zukünftigen Kommunikationsinhalte zu identifizieren. Hierbei gilt es, auch Subsprachen – wie beispielsweise britisches oder amerikanisches Englisch – zu unterscheiden. An dieser Stelle kann bereits eruiert werden, ob die aktuellen Kommunikationssprachen die Bedürfnisse der Kunden und internen Bedarfsträger vollständig abdecken. Ebenso sind zukünftige strategische Entwicklungen in den Bereichen Marketing und Kommunikation in der Überprüfung der Kommunikationssprachen zu berücksichtigen.

5. Schritt: Einhaltung der Informationssicherheit

Täglich werden streng vertrauliche Informationen schriftlich festgehalten, elektronisch ausgetauscht und übersetzt. Die Anforderungen an die IT-Sicherheit aller involvierten Parteien verändern sich stetig, sodass regelmässige Überprüfungen nötig sind. So ist es im Rahmen der Datenbearbeitung zum Beispiel ratsam, die aktuellen Vorschriften bezüglich Datenstandort, Datenlöschungen, Geheimhaltungsverpflichtungen und der Meldung bei Datenschutzverstössen abzuklären. Aus technischer und organisatorischer Sicht ist es sinnvoll, zur Abklärung dieser Anforderungen einen IT-Spezialisten hinzuzuziehen. Dieser schafft die nötige Klarheit in Bezug auf die erforderlichen Kontrollen (z. B. Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Transportkontrolle oder Speicherkontrolle) sowie die Anforderungen hinsichtlich Wiederherstellbarkeit, Zuverlässigkeit und Integrität der Daten. Ausgehend von den derzeit geltenden Anforderungen an die Informationssicherheit kann das bestehende Übersetzungswesen verifiziert werden. Anschliessend sind entsprechende Handlungsbedarfe abzuleiten.

6. Schritt: Gewährleistung des Qualitätsstandards

Aufgrund des fachlichen und stilistischen Anspruchs an Übersetzungen sollte das Qualitätsmanagement für diese Dienstleistung einen sehr hohen Stellenwert besitzen. Insbesondere die externe Kommunikation muss tadellos sein, wogegen interne und persönliche Inhalte auch mit abweichenden Nuancen übersetzt werden können. Konkret ist die Einhaltung der aktuellen Qualitätsstandards und -ziele für Übersetzungen zu überprüfen. Im Weiteren ist die Durchführung der notwendigen Qualitätsmanagement-Aktivitäten zu verifizieren, durch welche die gesetzten Standards und Benchmarks erreicht werden sollen. Zur Unterstützung der Qualitätssicherung bei Übersetzungen ist ferner zu klären, ob zu übersetzende Glossarbegriffe und Satzbausteine vorliegen und ob aktuelle, firmenspezifische Styleguide-Anforderungen vorhanden sind. Im Rahmen der Qualitätssicherung ist ausserdem festzulegen, wie Übersetzungen durch interne Mitarbeitende zu kontrollieren und bei Bedarf zu beanstanden sind. Zusammenfassend kann schlussendlich beurteilt werden, wie gut die Qualität im aktuellen Übersetzungswesen gemanagt wird.

7. Schritt: Analyse der Systeme und Prozesse

Für das Management von Kommunikationsinhalten kommen in der Regel eine Vielzahl an Systemen zum Einsatz. Hierbei kann es sich unter anderem um folgende handeln:

      • Content-Management-Systeme
      • Digital-Asset-Management-Systeme
      • Product-Information-Management-Systeme
      • Learning-Management-Systeme
      • Publishing-Systeme
      • Customer-Relationship-Management-Systeme
      • Translation-Management-Systeme


Für die operative Abwicklung werden oft zusätzliche Systeme wie Einkaufsmanagement-Systeme, Beauftragungssysteme oder Verrechnungssysteme benötigt. Erfahrungsgemäss entstehen durch eine wachsende Systemlandschaft komplexe Prozessketten, die selten effizient aufeinander abgestimmt sind. Mit einer aktuellen Übersicht der relevanten System- und Prozesslandschaft werden Anforderungen und Potenziale für übergreifende Prozessoptimierungen schnell erkannt.

8. Schritt: Untersuchung interner Tätigkeiten

Von der Planung bis zur Publikation durchlaufen Kommunikationsinhalte verschiedene Stationen. Dabei geraten sie nicht selten in die Hände interner Fachspezialisten, deren Kernaufgabe nichts mit Übersetzungen zu tun hat. Ist es wirklich ratsam, dass ein Produktmanager ohne linguistische Ausbildung das Korrektorat eines Webseiteninhalts übernimmt? Oder ist es sinnvoll, dass ein Ingenieur oder Aussendienstmitarbeiter die Übersetzung eines Whitepapers selbst durchführt? Grundsätzlich gilt es, kritisch zu hinterfragen, welche Tätigkeiten zwingend intern durchgeführt werden müssen und wo eine Auslagerung an externe Dienstleister die bessere Option wäre.

9. Schritt: Überprüfung externer Dienstleistungen

Professionelle Sprachdienstleister verfügen über eine breite Palette an Services, um kundenindividuelle Anforderungen optimal erfüllen zu können. Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen ist zu definieren, welche Übersetzungsdienstleistungen in welchem Umfang nötig sind und ob diese aktuell zur Verfügung stehen. Damit einher geht die Überprüfung bestehender externer Partner: Erfüllen sie alle Anforderungen oder sind Lieferantenverträge und Konditionen anzupassen? Grundsätzlich ist es bei grösserem Optimierungspotenzial immer ratsam, bestehende Partnerschaften mit Sprachdienstleistern durch einen geeigneten neuen Anbieter herausfordern zu lassen.

Fazit

Da im globalen Wettbewerb um die besten Produkte und Dienstleistungen stetig neue Herausforderungen zu meistern sind, ist eine solide Basis für Kommunikationsinhalte essenziell: qualitativ hochwertige Übersetzungen, die nicht nur zielgruppenspezifische, sondern auch kulturelle sowie branchenbezogene Besonderheiten berücksichtigen. Um deren Substanz zu optimieren, ist eine umfassende Analyse erforderlich. Durch den Translation Health Check erhält man Erkenntnisse, um eine Übersetzungslösung zu implementieren, welche auf allen Ebenen überzeugt. Nur so sichern sich Unternehmen eine stetig wachsende Zielgruppe und damit ein langfristiges Bestehen am Markt.

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