Wie das Erlernen des Tangos: die Beschaffung eines Translation-Management-Systems

Die Digitalisierung fordert von Unternehmen, auf jede neue Technologie zu reagieren und ständig weitere Softwarelösungen zu integrieren. Für viele Betriebe ist dies jedoch mit einem hohen Aufwand und verschiedensten Herausforderungen verbunden. Eine solche Herausforderung stellt auch die Einführung eines Translation-Management-Systems (TMS) dar. Wir erklären, ob die Anschaffung eines TMS für Unternehmen sinnvoll ist und welche Faktoren dabei zu berücksichtigen sind.

Inhaltsverzeichnis:

»   Was ist ein Translation-Management-System?

»   Nutzen von Translation-Management-Systemen

»   Über die Erfolgswahrscheinlichkeit von IT-Projekten

»   Die Komplexität einer TMS-Beschaffung

»   Fazit

Was ist ein Translation-Management-System?

Bevor die ersten Translation-Management-Systeme in den 80er-Jahren entwickelt wurden, verwendeten Übersetzer lediglich computerunterstützte Übersetzungstools (CAT-Tools). Diese bestanden im Wesentlichen aus einer Satzdatenbank (Translation Memory), einer zweisprachigen Bearbeitungsumgebung, einer Glossardatenbank und einem Qualitätssicherungsmodul. Mit den wachsenden Anforderungen an Übersetzungen und Lokalisierungen wurden allerdings dynamischere und ausgefeiltere Systeme notwendig. Aus diesem Grund haben TMS-Technologien weitere Managementfunktionen. So bieten sie neben maschineller Übersetzung auch Schnittstellen, die die Verknüpfung mit anderen Systemen ermöglichen (zum Beispiel Content-Management-, Business-Management- oder Designsysteme sowie Lokalisierungstechnologien). Die verschiedenen Aufgaben und Prozesse eines komplexen Übersetzungsvorgangs können dabei vollständig durch das TMS begleitet und unterstützt werden. Der Markt der TMS-Softwares boomt seit 2010 und ist sehr vielfältig: Unternehmen können heute aus über 150 Lösungen wählen. Dies erhöht die Schwierigkeit, das passende Tool zu finden.

Nutzen von Translation-Management-Systemen

Die Gründe für die Beschaffung eines TMS bei Unternehmen ausserhalb der Sprachdienstleistungsbranche sind sehr vielfältig. Gemäss dem Marktforschungsunternehmen Nimdzi stehen primär die Organisation der Übersetzungsprozesse, die Automatisierung der Ressourcenallokation und die Kontrolle der Übersetzungsqualität im Vordergrund. Hinzu kommt das Bestreben, mithilfe der Kontrolle der Satzdatenbank zusätzliche Einsparungen durch Match-Rabattierungen erzielen zu können. Ferner werden einzelne TMS-Komponenten für die Unterstützung weiterer Sprachtechnologien (zum Beispiel neuronale Übersetzungsmaschinen, Speech-to-Text-Lösungen) benötigt. Die Tatsache, dass laut Nimdzi lediglich 15,4 Prozent der Unternehmen nach dem Kauf eines TMS vollkommen zufrieden sind, deutet darauf hin, dass der angestrebte Nutzen durch eine TMS-Anschaffung aktuell nur ungenügend erzielt wird.

Über die Erfolgswahrscheinlichkeit von IT-Projekten

IT-Projekte sind anspruchsvoll und oft nicht von Erfolg gekrönt. Laut Forbes scheitern 75 Prozent der ERP- und CRM-Projekte, und lediglich 30 Prozent der digitalen Transformationsprojekte führen zu einer verbesserten Unternehmensleistung. Das Scheitern solcher Projekte führt bei Unternehmen zu unnötigen Kosten, Frustration und oft auch Imageschäden. Die Ursachen für die geringe Erfolgsquote von IT-Projekten sind vielfältig. An Gründen wie einem fehlerhaften Projektmanagement oder einer unzureichenden Identifikation der Probleme im Unternehmen kann gearbeitet werden. Dagegen ist beispielsweise gegen eine technologiefeindliche Unternehmenskultur kaum anzukommen. Aus diesem Grund sollten Unternehmen sich die Anschaffung komplexer Softwarelösungen (wie eines TMS) reiflich überlegen.

Die Komplexität einer TMS-Beschaffung

Die nachfolgenden Herausforderungen stechen bei der Entscheidung, ob ein TMS beschafft und welche Lösung ausgewählt werden soll, besonders hervor.

Infografik zu Kriterien bei Einführung eines Translation Management Systems

1. Innovationsfähigkeit

Die digitale Transformation zeigt, dass sich an Unternehmen gestellte Anforderungen schnell und stetig ändern können. Ein gutes TMS muss sich demnach dynamisch an die sich rasant entwickelnde Sprachtechnologie (zum Beispiel neuronale maschinelle Übersetzung) anpassen können. Eine nachträgliche Migration auf ein innovativeres TMS stellt sich in der Praxis als sehr herausfordernd dar.

2. Integrationsfähigkeit

Damit sich ein TMS optimal in die IT-Landschaft von Unternehmen einfügen kann, sollte es möglichst viele Schnittstellen und Konnektoren zu bestehenden und zukünftigen Systemen bieten. Nur so lässt sich das Potenzial des Systems nachhaltig und vollständig ausschöpfen. Problematisch ist, dass die Integration eines TMS in unternehmensspezifische Workflows und Systeme in der Regel erst während der Test- oder Einführungsphase erfolgen kann, also nachdem die Investition bereits getätigt wurde.

3. Abhängigkeit

Bei einer Zusammenarbeit mit externen Sprachdienstleistern stellt sich die Frage, ob diese mit einem zusätzlichen TMS auf der Kundenseite interagieren können. Professionelle Sprachdienstleister verfügen über eigene TMS-Lösungen, die nicht immer auf andere TMS ausgerichtet sind. Die Selektion eines spezifischen TMS kann daher die Wahl von externen Sprachdienstleistern einschränken. Befindet sich ein beschafftes TMS im Eigentum eines Sprachdienstleisters, so erhöht sich die Abhängigkeit zusätzlich.

4. Benutzerfreundlichkeit

Aufgrund der gestiegenen Anforderungen sind Übersetzungsprozesse und damit Translation-Management-Systeme immer komplexer geworden. Die Anzahl der verfügbaren TMS-Funktionen und -Features hat sich kontinuierlich gesteigert, was sich sehr oft in einer Reduktion der Benutzerfreundlichkeit widerspiegelt. Bei der Beschaffung eines TMS ist darauf zu achten, dass es auch im operativen Betrieb effizient bedient werden kann.

5. Kompatibilität

Translation-Management-Systeme berücksichtigen generell sehr unterschiedlich und oft nur unzureichend den eigentlichen Übersetzungsprozess. Da viele Übersetzer die Arbeit in präferierten CAT-Tools bevorzugen und seitens der TMS sehr oft limitierte Datenaustauschmöglichkeiten bestehen, kann die Wahl eines TMS zu fehleranfälligen, manuellen Prozessschritten oder sogar der Abkehr von erfahrenen Übersetzern führen.

6. IT-Sicherheit

Unternehmen mit hohen Sicherheitsansprüchen haben strenge Richtlinien und Regelungen, was die Vertraulichkeit ihrer Daten angeht. Diese Vorgaben müssen bei sämtlichen Komponenten eines Translation-Management-Systems und entlang des gesamten Übersetzungsprozesses bedingungslos erfüllt werden. Ausserdem müssen potenzielle Schwachstellen, wie zusätzliche Schnittstellen zu anderen Systemen, berücksichtigt werden.

7. Rentabilität

Der gesamte Kostenaufwand für eine TMS-Anschaffung ist meist grösser als zunächst ersichtlich. Das liegt daran, dass auch Faktoren wie die aufwendige Evaluation eines Systems sowie laufende Kosten durch Schulung, Wartung und regelmässige Updates einbezogen werden müssen. Ein besonderes Augenmerk gilt es dabei auch auf die zusätzlichen manuellen Tätigkeiten in der Systemhandhabung sowie die Integrationskosten zu richten. Ferner ist es herausfordernd, die Erfolge einer TMS-Anschaffung zu quantifizieren und damit die Rentabilität einer TMS-Anschaffung messen zu können.

Fazit

Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung, der rasanten Innovation von Sprachtechnologien und der steigenden Anforderungen an professionelle Sprachdienstleistungen haben sich Translation-Management-Systeme in den letzten Jahren umfassend weiterentwickelt. Obwohl es gute Gründe für die Beschaffung eines TMS gibt, gilt es, die Komplexität sowie die Auswirkungen auf die eigene Supply-Chain im Detail zu verstehen. Dass solche Vorhaben, wie IT-Projekte im Allgemeinen, anspruchsvoll sind, verdeutlicht auch die geringe Zufriedenheitsquote nach TMS-Beschaffungen. Anstatt direkt mit einem anspruchsvollen Tango einzusteigen, könnten sich Unternehmen auch auf einen ruhigen Walzer einlassen: Professionelle Sprachdienstleister verfügen über unzählige Möglichkeiten, damit Unternehmen von den Vorteilen eines TMS profitieren können, ohne dieses selbst beschaffen zu müssen. Mit 24translate haben Sie einen verlässlichen Partner, der für Sie diese komplexen Herausforderungen meistert.

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