Dialog statt Monolog – so gelingt interne Kommunikation

Veränderungen innerhalb eines Unternehmens eröffnen Potenziale, sind aber oft auch langwierig. Damit Mitarbeiter offen für den Wandel sind, ist dialogorientierte Kommunikation gefragt.

So erfolgversprechend manche Veränderungen auch sind, ist es dabei manchmal doch schwer, die Vorteile sichtbar zu machen und den Nutzen zu verdeutlichen. Dialogbasierte Kommunikation setzt hier auf eine Zusammenarbeit über alle Ebenen hinweg und auf einen regelmässigen Austausch. Was das für Unternehmen bedeutet und wie sich Change-Kommunikation gestalten lässt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mit Change-Kommunikation Mitarbeiter erreichen

Stehen innerhalb eines Unternehmens Veränderungen an, gibt es bei der Bekanntmachung und der Umsetzung einiges zu beachten, damit der Wandel erfolgreich abläuft. Denn wie es so ist: Nicht jeder reagiert positiv auf Veränderungen oder sieht einen Sinn darin. Besonders für weitreichende Neuerungen ist daher ein geschickter Informations- und Meinungsaustausch gefragt. Über die generelle Unternehmenskommunikation hinaus geht es in solchen Kontexten um die Stimmungen, Ängste und Widerstände Einzelner – immer mit dem Ziel, sie durch gezielten Dialog auszuloten sowie langfristig aufzulösen und ins Positive zu wenden. Dafür sind folgende Schritte entscheidend.  

1.   Den richtigen Zeitpunkt wählen

Der Flurfunk arbeitet oft schneller, als man denkt, und Gerüchte verbreiten sich wie Lauffeuer in alle Richtungen. Die Folge: Ängste und Abwehrhaltung seitens der Mitarbeiter. Je länger die Bekanntgabe von Entscheidungen hinausgezögert wird, desto grösser wird die negative Erwartungshaltung. Deshalb ist wichtig, frühzeitig über anstehende Veränderungen im Unternehmen zu informieren und Raum für Fragen zu schaffen.

2.   Mitarbeiter aktiv einbeziehen

Veränderung entsteht durch Mitarbeit. Erst, wenn alle das angepeilte Unternehmensziel kennen und wissen, welchen Weg die Organisation einschlägt, um eben dieses Ziel zu erreichen, kann Veränderung erfolgreich vonstattengehen. Das vielfach übliche Top-down-Prinzip, also das Weitergeben von Informationen von oben nach unten, wird bei Veränderungskommunikation vom bewussten Dialog abgelöst. Diese Aufgabe wird in der internen Kommunikation vor allem Führungskräften zugetragen, die ohnehin in einem stetigen Austausch mit der Geschäftsführung und den Abteilungen stehen. Coachings, Schulungen wie auch Arbeitsmaterialien können dabei unterstützend eingesetzt werden.

Führen Unternehmensleitungen also mit der Belegschaft Dialoge, statt Monologe zu halten, und tauschen sie sich aus, anstatt Informationen einfach weiterzugeben, so fördern sie das Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl. Ausserdem stärkt es die Mitarbeiterbindung, wenn Angestellte aktiv in Entscheidungen und Prozesse involviert sind und Raum haben, ihre eigenen Ideen einzubringen.

Aber aufgepasst: Zu viele Informationen wirken ermüdend und können ebenso wie zu wenige für Unruhe sorgen. Es gilt, schon im Vorfeld abzuwägen, welche News für welche Zielgruppen relevant sind, und dann den Fokus darauf zu richten.

3.   Vorteile und Nutzen verdeutlichen

Damit Angestellte eines Unternehmens für Veränderung begeistert werden können, müssen sie natürlich wissen, welche Vorteile sie ihnen bringen. Daher sollte man gerade in den frühen Phasen der internen Change-Kommunikation die Vorzüge in den Vordergrund stellen und transparent thematisieren. Dazu gehört auch, potenzielle Stolpersteine und Risiken offen anzusprechen und gemeinsam nach Lösungsmöglichkeiten zu schauen.

Um Ideen und Vorhaben nachhaltig Gehör zu verschaffen, ist ein Mix aus bewährten und modernen Mitteln gefragt. Dazu eignen sich beispielsweise Interviews mit der Geschäftsleitung und Führungskräften, digital aufbereitete Inhalte oder auch Gesprächsrunden – denn je komplexer die Veränderung, desto wichtiger der Austausch und Dialog zwischen den Mitwirkenden.

4.   Regelmässige Updates geben und Teilerfolge feiern

 Veränderung passiert nicht von heute auf morgen. Meist ist es ein langer Weg und phasenweise verläuft dieser für die Beteiligten auch frustrierend. Um das grosse Ganze immer vor Augen zu haben und zu wissen, in welcher Umsetzungsphase man sich gerade befindet, sind Meilensteine hilfreich und bieten Orientierung. So erscheint der Wandel nicht mehr als Mammutaufgabe, sondern wird in kleinere Teilbereiche mit eigenen Zielsetzungen gegliedert.

Jeder «Etappenerfolg» bis zu einem Meilenstein treibt die Veränderung voran und bringt das Unternehmen ein Stück weiter in Richtung Ziel. Regelmässige Updates im Hinblick auf die Einhaltung von Zeitplänen und das Erreichen von Teilzielen sollten daher ruhig gewürdigt werden – schliesslich steckt viel Arbeit dahinter, die auf diesem Weg noch einmal sichtbar wird und Anerkennung erfährt.

Tipp: Planen Sie bei der Vorbereitung unbedingt Zeit für Feedbackschleifen ein, denn diese haben grossen Einfluss auf den zeitlichen Rahmen, in dem das Ziel erreicht und die Veränderung abgeschlossen sein soll.

5.   Fortlaufende Nachbereitung

 Ist der Unternehmenswandel vollzogen, heisst das nicht, dass damit die interne Kommunikation endet. Jetzt beginnt oft erst die schwierigste Phase, denn von nun an müssen die Angestellten sich in der neuen Unternehmensstruktur zurechtfinden und unter Umständen in neue Systeme und Technologien einarbeiten. Deshalb bleibt der regelmässige Dialog weiterhin wichtig. Wo liegen Stolpersteine, welche Bereiche können noch weiter ausgebaut und angepasst werden, an welcher Stelle sind Hilfestellungen gewünscht? Wer hinhört, findet auch Antworten und kann im Nachgang noch die eine oder andere Stellschraube drehen, um den Wandel zu optimieren und langfristig und nachhaltig zu festigen.

6.   Mehrsprachigkeit und kulturelle Zusammenhänge berücksichtigen

Aufgrund der Tatsache, dass die wesentlichen Botschaften bei Kommunikationsprozessen am besten in der Muttersprache verstanden werden, gilt es in der internen Kommunikation, die Mehrsprachigkeit der Belegschaft zu berücksichtigen. Genau wie Kunden schätzen es die eigenen Mitarbeiter sehr, wenn sie in ihrer Muttersprache angesprochen werden. Wichtig ist dabei, dass weder kulturelle Hintergründe noch die Mehrdeutigkeit von Wörtern und Bildern unnötige Irritationen hervorrufen. Wie sich dies bewerkstelligen lässt? Ein professioneller Sprachdienstleister kennt die kulturellen Anforderungen und garantiert eine einwandfreie, mehrsprachige Kommunikation der Kernbotschaften. Dies gilt übrigens nicht nur für die Übersetzung von Dokumenten und Präsentationen, sondern auch für die mehrsprachige Anfertigung von Videos mit Untertitel oder Voiceover.

Mehrsprachiges Kommunikationsmanagement – das A und O

Um Veränderungen im Unternehmen erfolgreich zu gestalten und mit Erfolg Neues zu implementieren, ist eine positive Einstellung der Angestellten unverzichtbar. Mit proaktiver, mehrsprachiger Change-Kommunikation und der direkten Einbindung aller Beteiligten lässt sich ein Wandel nachhaltig und ebenenübergreifend meistern. Ein offener Dialog stärkt dabei die Bindung an und das Vertrauen in das Unternehmen und kann zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit führen. Wer den richtigen Zeitpunkt für Veränderung wählt, transparent bleibt, die Vorteile klar definiert und die Arbeit dahinter würdigt, wird Veränderungen langfristig erfolgreich umsetzen.

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