Globale Lieferketten, internationale Kundschaft, eine multikulturelle Belegschaft und ausländische Investoren: Das alles ist Alltag bei vielen Unternehmen. Es bedeutet aber auch, dass Unternehmen ihre Transparenz in vielen Bereichen ausweiten müssen, denn alle Interessengruppen und Bereiche wollen Einblicke in Unternehmen haben. Der jährliche Geschäftsbericht bietet dazu eine gute Gelegenheit und übernimmt in der strategischen Unternehmenskommunikation eine Schlüsselposition.
Inhaltsverzeichnis:
» Was ist eigentlich ein Geschäftsbericht?
» Was gilt es bei der Erstellung von Geschäftsberichten zu berücksichtigen?
Was ist eigentlich ein Geschäftsbericht?
Der Begriff Geschäftsbericht oder Jahresabschlussbericht lässt sich nicht eindeutig definieren. Für einige Unternehmen umfasst er hauptsächlich Zahlenübersichten und harte Fakten, während er bei anderen die Entwicklung des Unternehmens in einem eher narrativen Ton wiedergibt. Ausserdem lassen sich beim Verfassen unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Der Finanzbericht sollte Teil jedes Geschäftsberichts sein, muss aber nicht zwingend der zentralste Aspekt sein. Viele Unternehmen finden eine gute Balance zwischen Finanz- und Marketing-Reporting. Zunehmend wichtig wird auch die Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsberichten. Das Thema Nachhaltigkeit hat in den letzten Jahren an öffentlicher Relevanz gewonnen und bekommt somit auch in vielen Unternehmenszielen einen festen Platz. Die Berichterstattung über die Umsetzung dieser Ziele dient den Stakeholdern gegenüber als Beweisführung für die Handlungen des Unternehmens und wird teilweise sogar von diesen eingefordert.
Was gilt es bei der Erstellung von Geschäftsberichten zu berücksichtigen?
Unzufriedenes Management, peinliche Übersetzungsfehler, unsichere Investoren, demotivierte Projektleiter, zusätzliche Kosten – die Erstellung von Geschäftsberichten kann viele negative Auswirkungen haben. Durch die Beantwortung von insgesamt 9 Fragen beschreiben wir die Erfolgsfaktoren in den wesentlichen 3 Phasen der Geschäftsberichtserstellung.
1. Anforderungen definieren
Für wen ist der Geschäftsbericht bestimmt?
Der jährliche Bericht richtet sich nicht nur an die Unternehmensführung, Investoren und wichtige Kundschaft, er spricht eine weitaus grössere Zielgruppe an. Diese reicht von Mitarbeitenden und Lieferant:innen über Aufsichtsbehörden der Branche und die Medien bis hin zu Lobbyist:innen und Politiker:innen. Der Jahresbericht muss also alle möglichen Interessen bedienen.
Welche Anforderungen müssen erfüllt werden?
Durch die Vielfältigkeit der beteiligten Zielgruppen entstehen hohe Anforderungen an Geschäftsberichte. Bei einigen Anspruchsgruppen, wie Kundschaft und Öffentlichkeit, besteht primäres Interesse am Unternehmen selbst, den Produkten und der Führungsebene. Andere Gruppen, die beispielsweise investieren wollen, benötigen tiefergehende Informationen. Hinzu kommt die seit Januar 2020 verpflichtende Veröffentlichung des Finanzberichts im XBRL-Format, mit der die Unternehmensberichterstattung standardisiert werden soll. Es werden also sowohl inhaltliche als auch formale Anforderungen an die Jahresabschlussberichte gestellt. Doch inwiefern werden diese Anforderungen bereits auch eingehalten? Nicht wirklich – laut der Studie «Online-Report-Perspektiven 2021» haben lediglich 4 Prozent der untersuchten Unternehmen das neue Format 2020 auf der Corporate Website zur Verfügung gestellt. Die Einhaltung der Standards wird zudem von den Behörden überwacht. Um all diesen Ansprüchen gerecht zu werden, ist die Bereitstellung von mehrsprachigen Geschäftsberichten oft unumgänglich.
Wie will man sich positionieren?
Zuletzt lohnt es sich, bei den Geschäftsberichten anderer Unternehmen Anregungen zu holen. Wie gut können diese ihre Strategie und ihr Geschäftsmodell überzeugend und glaubwürdig darstellen? Welche Ansätze können zur Optimierung des eigenen Geschäftsberichts adaptiert und verbessert werden? Falls der Geschäftsbericht einem externen Rating unterzogen werden soll, so gilt es sich vorher mit den Bewertungskriterien auseinanderzusetzen. Im Schweizer Geschäftsberichte-Rating werden zum Beispiel rund 250 Kriterien in den Kategorien Value Reporting, Design und Text analysiert.
2. Umsetzung planen
Welche Prozesse müssen koordiniert werden?
Neben den finanzbuchhalterischen Tätigkeiten sowie der Texterstellung und dem Design stehen qualitativ hochwertige Übersetzungen im Vordergrund. Doch auch weitere Prozesse wie Lektorate, Korrektorate, Fakten-Checks oder finale Abnahmen/Freigaben tragen wesentlich zur Qualitätssteigerung bei.
Welche Ressourcen sollen eingesetzt werden?
Für die professionelle Erstellung von Geschäftsberichten werden erfahrene Projektmanager benötigt, welche als Dreh- und Angelpunkte die verschiedenen Prozesse überwachen und die involvierten Ressourcen koordinieren. Unternehmensintern gilt es klar zu definieren, welche Abteilungen für welche Inhalte zuständig sind und welche Prozesse ausgelagert werden sollen. Aufgrund der hohen Vertraulichkeit der Informationen sowie der fixen Deadlines sollten nur verlässliche externe Partner beigezogen werden. Involvierte Übersetzer benötigen nicht nur fachliche Kenntnisse in der jeweiligen Unternehmensbranche, es wird auch ein umfassendes Verständnis der Finanzbranche gefordert. Insbesondere bei mehrsprachigen Geschäftsberichten ist es demnach ratsam, sich erfahrene Sprachdienstleister mit einem grossen Übersetzerpool an Bord zu holen.
Welche Tools sind notwendig?
Um die unterschiedlichen Informationsflüsse, die in den Geschäftsbericht einfliessen, zu vereinen, bietet sich die Nutzung einer zentralen Plattform an. Diese hilft nicht nur, den Bericht zu planen und zu koordinieren, sondern unterstützt die verschiedenen internen und externen Akteure auch in der parallelen und kollaborativen Zusammenarbeit. Für die Koordination der Übersetzungen ist ein Translation Management System, welches in der Regel durch den Sprachdienstleister verwendet wird, unabdingbar. Ebenso gehört die Verwendung von Glossar- und Satzdatenbanken mittlerweile zum Standard. So kann beim Übersetzungsvorgang sowohl auf schon vorhandene Übersetzungen als auch auf die passende Terminologie in der jeweiligen Zielsprache zurückgegriffen werden. Aufgrund der hohen Anforderungen bezüglich Datensicherheit und Qualität sind marktübliche maschinelle Übersetzungslösungen für die Übersetzung von Geschäftsberichten ungeeignet.
3. Als Projekt managen
Wie behält man den Überblick?
Für das initiale Kick-off wie auch für regelmässige Status-Updates eignen sich Meetings mit einer fixen Agenda am besten. Durch die Standortbestimmungen können aus einer strategischen Perspektive der Gesamtfortschritt des Projekts «Geschäftsbericht» erfasst und, falls notwendig, grundlegende Optimierungsmassnahmen eingeleitet werden. Verzögerungen und Herausforderungen können gemeinsam aus unterschiedlichen Blickwinkeln diskutiert und die besten Lösungen erarbeitet werden.
Wie findet man schnell Lösungen?
Da die verschiedenen Prozesse vielseitig ineinandergreifen und die beteiligten internen und externen Ressourcen eng zusammenarbeiten müssen, ist eine intensive Kommunikation sehr wichtig. Sehr oft erlaubt der hohe Zeitdruck während der Erstellung des Geschäftsberichts keine detaillierte Ergründung von Fehlerursachen. Es müssen pragmatische Lösungen durch eine offene, direkte und schnelle Kommunikation gefunden werden.
Wie wird man noch besser?
Die Erstellung des Geschäftsberichts soll sich aber auch kontinuierlich verbessern. Nach der Publikation gilt es, in einem gemeinsamen Review-Prozess sowohl positive als auch optimierbare Aspekte zu sammeln und in einer Feedback-Runde zu besprechen. Mit Blick auf den nächsten Geschäftsbericht können dann die notwendigen Optimierungsmassnahmen eingeleitet und umgesetzt werden.
Fazit
Der Geschäftsbericht ist der wahrscheinlich wichtigste Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Er kann, bei guter Umsetzung, einen gewichtigen Wertbeitrag zur Reputation des Unternehmens leisten. Dabei spielt eine hochwertige Übersetzung des Berichts die zentrale Rolle, da viele Unternehmen auf globaler Ebene agieren und durch eine mehrsprachige Berichterstattung alle Stakeholder erreichen müssen. Da die Erstellung und insbesondere Übersetzung von Geschäftsberichten eine komplexe und herausfordernde Angelegenheit ist, sollten Sie auf Profis setzen, die nicht nur die Übersetzung leisten können, sondern den gesamten Entstehungsprozess des Reportings unterstützen und überwachen können. 24translate ist Ihr Expertenteam, wenn es um die Übersetzung von Geschäftsberichten geht.
